扶養控除等申告書とマイナンバー

平成２８年１月から社会保障、税、災害対策の行政手続にはマイナンバー（個人番号）が必要になります。
税関連では、多くの場合、２８年分の給与所得者の扶養控除等申告書が初めて対象となるでしょう。
同申告書は２７年分の保険料控除申告書等とともに今年の年末に収集することが一般的ですが、マイナンバーもその際に事前収集できます。
ただ、同申告書は収集しても税務署への提出義務がなく、一定の期間、提出先の給与等の支払者が保存すればよいことになります。
税務署長から提出を求められた際にだけ提出することになりますが、実際にはあまり求められないようです。

こうした実情から、同申告書にマイナンバーは記載せず（空欄のまま）従来と同様の方法で収集し、マイナンバーは別に管理して、提出が求められた際に付け合わせが出来る状態にしておけば、同申告書を管理する事務負担を軽減できると考えている企業もあるようです。

　　しかし、同申告書は従業員自らが全て記載することが原則になるため、同申告書とマイナンバーを分けて管理することはできないようです。したがって、これまで同申告書は経理部や総務部にある据置きのボックスに提出していたという企業も、今後はマイナンバーの漏えい等を防ぐため、安全管理措置を行う必要があります。安全管理措置の方法に具体的な取決めはありませんが、例えば、紙の同申告書を社内で集めた場合、社内規程で担当者等を決め、同申告書は不特定多数の者の目に触れないように、鍵のかかる場所で管理するといった方法があります。
  また、データで提出された場合には、社内規程で担当者を決めて、データを管理するパソコンにはファイアーウォールを設定するなどの方法があります。

　　なお、同申告書の保存期間である７年間が終了した後はマイナンバーを速やかに破棄・削除しなければなりませんが、マイナンバーの部分が見えないようにマスキング等をすれば、それ以降も申告書を保管することはできるようです。

さらに詳しくはコチラ⇒　　第207号　6.15.pdf